Проект согласовали примерно за две недели до мероприятия. За короткий срок необходимо было подготовить и провести конференцию для более чем 200 участников. В объем работ входили:

• организация деловой программы;
• оформление площадки;
• техническое сопровождение;
• подготовка объемных презентаций для топ-менеджмента;
• логистика участников;
• организация экскурсии на действующее производство с соблюдением требований безопасности.

Практически все процессы приходилось запускать одновременно. Пока одни менеджеры занимались площадкой, другие работали над презентациями, третьи выстраивали логистику, а изменения в программе продолжали поступать практически до самого мероприятия.

Конференцию провели в Санкт-Петербурге в красивом отеле в центре города на Невском проспекте: с полноценной деловой частью, презентациями топ-менеджмента. Одной из самых объемных задач стала подготовка материалов для выступлений руководства компании. За пару дней наша команда подготовила восемь презентаций для топ-менеджеров. При этом работа не сводилась к верстке и дизайну. Материалы постоянно обновлялись: уточнялись цифры, менялась структура отдельных выступлений, добавлялись новые блоки. Наша задача состояла в том, чтобы независимо от количества изменений участники увидели цельную программу с единым визуальным языком.

Отдельно продумывали и саму атмосферу. Нам было важно, чтобы дилерская конференция не ощущалась как сухая корпоративная встреча в формате «доклад — аплодисменты — следующий слайд». Поэтому программу собирали в без перегруженных блоков, а пространство выстроили максимально открытым.

Главным событием дня стала экскурсия на завод в Шушарах, который за короткий срок перезапустили под новые задачи: производство автомобилей JAECOO. При этом завод продолжал работать в обычном режиме. Останавливать дневную смену ради экскурсии было нельзя, поэтому команде проекта нужно было провести более 200 гостей по согласованному маршруту и не вмешаться в производственный процесс.

Для участников это был один из пунктов программы, а для команды — полноценная логистическая операция. Участников разделили на группы. Пока одна проходила экскурсию, следующая уже заходила на маршрут. Группы двигались почти конвейерно, строго в своих временных слотах. Для этого требовалось синхронизировать шаттлы, учитывать дорогу от отеля до предприятия и заранее закладывать запас на возможные пробки. Если хотя бы одна группа задержалась, сбился бы весь график.

Отдельные ограничения добавлял режимный статус объекта. Перед входом все гости сдавали мобильные телефоны, а съёмка на территории завода была запрещена. Но самым неожиданным испытанием стала не логистика, а интерес участников. Экскурсия оказалась настолько увлекательной, что гости не хотели уходить с маршрута. Команде пришлось буквально выводить каждую группу, чтобы следующая могла вовремя зайти на завод. В этот день тайминг действительно работал как часы.

Для дилерских мероприятий важно не только содержание выступлений, но и то, как участники проживают весь день. Поэтому мы уделили внимание сценарию взаимодействия гостей: регистрации, навигации, темпу программы, переходам между блоками и вечерней части.

После деловой части участников ждал гала-ужин с ведущим, музыкальной программой, выступлением кавер-группы и церемонией награждения лучших дилеров. Многие участники остались общаться и обсуждать увиденное уже в неформальной обстановке. Для нас это всегда хороший показатель того, что мероприятие выполнило свою задачу — люди продолжили коммуникацию без дополнительной модерации.

Главным вызовом стали не сроки сами по себе, а необходимость управлять большим количеством параллельных процессов. Когда одновременно меняются презентации, уточняется программа, готовится площадка и строится сложная логистика, особенно важно, чтобы вся команда работала в едином ритме. Именно такие проекты подтверждают простую мысль: чем меньше времени остается до мероприятия, тем важнее становятся процессы внутри команды.