Доверчивые организаторы, молодые специалисты и даже опытные ивенторы довольно часто не обращают внимания на детали, которые им кажутся совершенно очевидными, не заслуживающими дополнительной проверки. Соответственно, риск форс-мажорной ситуации при проведении мероприятий резко возрастает. Мы, опираясь на собственный опыт, проанализировали все случаи, непосредственно связанные с темой безопасности, и подготовили для вас универсальную памятку, как не попасть впросак.

К слову, на всех наших мероприятиях (будь то масштабный фестиваль или небольшая конференция) мы тесно работаем с сотрудниками служб безопасности. Казалось бы, их защиты достаточно, чтобы исключить форс-мажорные ситуации. Но даже если у вас составлен договор, в котором четко прописаны все положения по ответственности ЧОПа (частного охранного предприятия), — это не обеспечивает стопроцентную уверенность в безопасности. Так что же делать?

Убедитесь, что ваш подрядчик является «белой» организацией, имеющей необходимые лицензии и правоустанавливающие документы. Пропишите в договоре все возможные моменты, связанные с кражей или любыми другими инцидентами, которые могут произойти в процессе проведения мероприятия. Ответственность ЧОПа за произошедшее – ваша гарантия профессиональной и качественной работы подрядчика. Обращаем внимание: при проведении открытых общественных мероприятий ЧОП обязательно запросит у вас необходимые документы для согласования с Росгвардией. Без этого, скорее всего, у вас возникнут сложности с местными властями. Еще один немаловажный момент – проведение очных встреч с представителями ЧОПа, с которым в дальнейшем вы будете работать. Как правило, опытная организация составит список рекомендаций – к ним стоит прислушаться, чтобы обеспечить должный уровень безопасности вашего мероприятия.

Это легко выявляют финансовые отделы компаний и бухгалтерия. Банковские выписки, правоустанавливающие документы позволяют определить степень надежности ваших партнеров. Вовремя заключайте договоры на оказание тех или иных услуг. Прописывайте все нюансы, чтобы обезопасить себя от возможных рисков.

При работе с временным персоналом, который участвует в организации мероприятия (хелперы, хостес, гардеробщики, монтажники и др.), запрашивайте у вашего подрядчика списки сотрудников с паспортными данными. Не экономьте время на проведении очных кастингов. Убедитесь, что все эти люди соответствуют вашим ожиданиям.

С помощью правильного макета вы сможете разграничить зоны доступа персонала и посетителей мероприятия к различным объектам, контролируемым сотрудниками ЧОПа. Например, устанавливая большую сцену и создавая периметр безопасности вокруг нее, вы таким образом регламентируете доступ в зависимости от категории бейджа. Например, бейдж «Артист» будет служить пропуском во время выступления коллектива на сцене и ограничит посторонним проход на нее. А вот бейдж категории «Персонал», наоборот, ограничит доступ сотрудников в вечерний период.

Регламент доступа по бейджам должен четко регулировать время доступа к тому или иному объекту. Чаще всего на наших мероприятиях применяются следующие категории бейджей:

ALL ACСESS – доступ ко всем категориям объектов мероприятия. Как правило, это своеобразный туз в колоде бейджей, а получает его менеджмент проекта или клиент;

TECHNICAL – доступ к объектам мероприятия в монтажно-демонтажный период (не забудьте обозначить время монтажно-демонтажных работ);

STAFF – как правило, такой бейдж выдается персоналу мероприятия для доступа в технические зоны мероприятия;

ARTIST – доступ на сцену и в гримерные комнаты.

На самом деле градация бейджей зависит от ваших задач. Самое главное – донесите информацию до представителей ЧОПа о категориях доступа человека, который носит тот или иной бейдж. Для наиболее удобной идентификации используйте цветовые маркеры при создании макетов. Кроме того, начинайте выдавать бейджи сотрудникам с самой первой минуты проведения монтажных работ на вашем проекте. Обязательно контролируйте передачу бейджей и их сохранность.

С развитием широкополосного интернета видеонаблюдение на мероприятиях стало максимально доступным. На своих проектах мы применяем видеокамеры для фиксации технических зон мероприятия (склад, штаб или любые другие зоны, где находится дорогостоящее оборудование). Подобная предосторожность избавит вас от многих вопросов, а также позволит избежать краж и неприятных ситуаций. Но помните, что об установленной камере видеонаблюдения необходимо предупредить сотрудников и гостей мероприятия. Достаточно указать информацию о наличии камер в брифе и разместить информационный знак в зоне действия видеонаблюдения, чтобы не возникало сложностей с нарушением законодательства.

Если на вашем мероприятии установлено высоковольтное оборудование или генераторы, то позаботьтесь о том, чтобы оградить эти объекты фан-барьерами. Тем самым вы обеспечите периметр безопасности. Эти меры уберегут от несчастных случаев как среди взрослых, так и среди детей.

Регламентируйте взаимодействие различных служб на проекте с помощью подробной инструкции. Укажите имена и телефоны контактных лиц при возникновении экстренных или форс-мажорных ситуаций. Здорово, если эти данные будут размещены на обратной стороне бейджей, чтобы иметь возможность посмотреть в любой момент. В бриф мы вносим всю информацию, которая дает представление о проекте: тайминг мероприятия, расположение технических зон, инструкции и меры предосторожности.

Обязательно назначьте ответственного сотрудника, который проведет брифинг по технике безопасности. Заведите специальный журнал с отметками по проведению инструктажа. Обращайте особое внимание на технику безопасности при проведении высотных работ. Запрашивайте у ваших подрядчиков соответствующие доступы и разрешения.

Согласно российскому законодательству, при проведении массовых мероприятий организатор обязан обеспечить дежурство скорой медицинской помощи, а также (в некоторых случаях) – пожарной бригады. Кроме того, на наших мероприятиях, в штабе агентства всегда доступна медицинская аптечка, в которой есть препараты на любой случай. Помните, что на здоровье нельзя экономить.

Санитарная безопасность – не менее важный аспект успешного мероприятия. При работе с кейтерингом запрашивайте санитарные свидетельства на продукцию, санитарные книжки для персонала (поваров, официантов). Обращайте внимание на условия, в которых производится «доготовка» продукции на мероприятии. Контролируйте каждый момент. Например, используют ли повара одноразовые перчатки, в каких условиях находится раздаточный стол (цех). Впрочем, последний пункт зависит напрямую от вас, как от организатора. Привлекайте экспертов для консультации по вопросам, связанным с безопасностью общественного питания.

В нашем агентстве существуют целые положения, регламентирующие порядок использования и хранения всей цифровой информации. Не экономьте на облачном хранилище. Информация и интеллектуальный труд – наше все.